Đối với các doanh nghiệp, dữ liệu đồng nghĩa với tiền bạc và sự sống còn trong việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Còn đối với người dùng máy tính, dữ liệu cũng là một thứ vô cùng quý giá. Chính vì vậy, nhu cầu backup dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng.

Tiến trình backup tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại không phải như vậy. Trong thực tế đã có không ít người dùng thất bại với những dữ liệu backup. Tuy nhiên, đó không phải là do những nguyên nhân khách quan mà lại là những nguyên nhân chủ quan từ chính người dùng. Trong bài viết này chúng ta sẽ đi tìm hiểu một số lỗi thông thường mà người dùng gặp phải khi backup hệ thống.

1. Không thường xuyên backup hệ thống
Trong môi trường Windows, những file backup trạng thái hệ thống cũng có hạn sử dụng. Với Domain Controller, thời hạn này ngang bằng với thời hạn tối đa cho phép (mặc định là 60 ngày). Sau đó, file backup sẽ trở nên trống rỗng và không có giá trị sử dụng. Đối với các thành phần khác ngoài Domain Controller thì thời hạn của file backup cũng là một vấn đề cần lưu tâm.

Mỗi máy tính trong mạng Windows có một tài khoản máy tương ứng trong Active Directory. Giống như tài khoản người dùng, tài khoản máy tính cũng sử dụng mật khẩu. Điểm khác biệt duy nhất đó là mật khẩu của tài khoản máy tính là được hệ điều hành Windows gán và thay đổi định kỳ. Nếu chúng ta cố gắng khôi phục một file backup trạng thái hệ thống đã quá hạn thì mật khẩu của tài khoản máy tính được lưu trong file backup này sẽ không phù hợp với mật khẩu được gán cho tài khoản máy tính này trong Active Directory, hậu quả là máy tính đó sẽ không thể kết nối vào miền. Khi đó chúng ta có thể thực hiện một số thao tác để kết nối máy tính này trở lại miền, tuy nhiên thực hiện tiến trình backup trạng thái máy chủ thường xuyên đơn giản hơn rất nhiều mà còn giúp chúng ta bảo vệ được những dữ liệu mới.

2. Không kiểm tra các file backup

Tất cả chúng ta đều biết rằng những file backup cần được kiểm tra định kỳ, tuy nhiên đây lại là một trong những tác vụ thường bị lãng quên và rất nhiều quản trị viên đã bỏ qua thao tác này sau khi thực hiện backup. Cần nhớ rằng backup chỉ là thao tác đầu tiên, cũng như một file dữ liệu thông thường, vì một lí do nào đó file backup này cũng có thể bị lỗi, đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ không thể sử dụng nó khi cần thiết. Khi đó hậu quả sẽ rất khó lường. Do đó, chúng ta cần phải đảm bảo rằng mọi file backup luôn ở trạng thái tốt và chúng ta có thể sử dụng khi cần thiết.

3. Không sử dụng Application-Aware Backup Application (công cụ backup nhận biết ứng dụng)
Với một số ứng dụng, tiến trình backup cấp độ file là không cần thiết. Một ví dụ điển hình của trường hợp này là phần mềm Microsoft Exchange. Phần mềm này yêu cầu người dùng phải sử dụng một Exchange-Aware Backup Application (công cụ backup nhận biết Exchange). Nếu không sử dụng những công cụ backup kiểu này thì mọi dữ liệu đã được backup sẽ được lưu với trạng thái xung đột (và thường là không thể khôi phục). Do đó, chúng ta cần phải liệt kê mọi ứng dụng đang được sử dụng trên máy chủ và những ứng dụng nào yêu cầu một công cụ backup riêng.

4. Một phần dữ liệu backup bị lỗi

Cần ghi nhớ rằng hệ thống file backup là không chỉ là một công cụ bảo vệ dữ liệu. Nếu một máy chủ nào đó gặp phải sự cố, thì các file backup sẽ là công cụ chính (đôi khi là duy nhất) giúp máy chủ đó hoạt động trở lại. Vì các file backup đặc biệt quan trọng, nên chúng ta cần thiết lập một cấu trúc backup phù hợp để giảm thiểu sự cố cho một file nào đó trong hệ thống này. Chúng ta có thể backup lại toàn bộ những file backup. Chắc hẳn bạn không bao giờ muốn rơi vào tình huống mà một file backup nào đó thực hiện trong ngày hôm trước lại không thể sử dụng trong ngày hôm sau, vì khi đó bạn sẽ phải làm việc trong tâm trạng lo lắng vì lo sợ sẽ có sự cố xảy ra.

5. Không xét đến hậu quả của việc sử dụng giải pháp bảo mật dữ liệu backup

Với nhiều công ty, bảo mật IT là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên đôi khi bảo mật lại phản tác dụng. Đó là khi chúng ta đặt mật khẩu bảo vệ cho file backup nhưng khi sử dụng đến lại không thể nhớ ra mật khẩu, hay khi sử dụng một công cụ mã hóa phần cứng, sau đó nâng cấp lên một thiết bị phần cứng mới không hỗ trợ công cụ mã hóa đã áp dụng trước đó thì những file backup chuyển sang từ thiết bị cũ cũng không thể sử dụng.

Không thể phủ nhận rằng việc bảo mật dữ liệu backup là rất quan trọng, tuy nhiên chúng ta cần phải xét đến hậu quả của việc áp dụng các biện pháp bảo mật để có những phương án đề phòng. Nếu phải khôi phục một file backup sau khi hệ thống bị sập hoàn toàn, thì chúng ta cần phải loại bỏ cơ chế bảo mật đang cản đường tiến trình khôi phục.

6. Chỉ backup dữ liệu

Nếu cho rằng chỉ nên backup dữ liệu để tiết kiệm vùng trống bộ nhớ và thời gian thay vì backup lại mọi thứ trong hệ điều hành và ứng dụng của máy chủ thì hoàn toàn sai lầm.

Trong trường hợp một máy chủ trong hệ thống mạng bị lỗi và chúng ta cần thực hiện tiến trình khôi phục hoàn toàn, khi đó, nếu chỉ backup dữ liệu chúng ta sẽ phải cài đặt lại thủ công hệ điều hành và mọi ứng dụng sau đó khôi phục lại dữ liệu. Tuy nhiên, khi sự cố phát sinh thì thời gian lại là một yếu tố có vai trò khá quan trọng vì khi đó mọi hoạt động của công ty sẽ bị đình trệ. Khi đó một bản backup đầy đủ mới thực sự là những gì chúng ta cần, vì khôi phục mọi thứ từ dữ liệu backup sẽ nhanh hơn rất nhiều so với cài đặt thủ công hệ điều hành và ứng dụng. Quan trọng hơn, để cấu hình thủ công một máy chủ phù hợp với cấu hình trước đó không hề đơn giản. Do đó, một bản backup đầy đủ cho máy chủ không chỉ giúp chúng ta bảo tồn được dữ liệu, ứng dụng mà cả các cài đặt trên ứng dụng và máy chủ khi có sự cố xảy ra.

7. Chỉ sử dụng một phương pháp backup disk-to-disk

Phương pháp backup disk-to-disk (sử dụng một máy chủ lưu trữ các file backup chuyên dụng) có nhiều thuận lợi hơn so với phương pháp backup sử dụng thiết bị lưu trữ truyền thống. Dù vậy chúng ta cũng không nên sử dụng duy nhất một công cụ backup disk-to-disk mà cần sử dụng thêm các công cụ khác, bởi vì máy chủ backup cũng có thể có những hiểm họa tương tự như những máy chủ mà nó bảo vệ. Khi một thảm họa xảy ra thì mọi hệ thống đều bị ảnh hưởng, do đó chúng ta cần áp dụng các phương pháp backup truyền thống như sử dụng băng từ, đĩa CD, …

8. Chu kỳ sử dụng lại thiết bị lưu trữ quá ngắn
Quay vòng sử dụng thiết bị lưu trữ là một phương pháp mà nhiều công ty sử dụng để tiết kiệm chi phí. Đây là một phương pháp khá hiệu quả, tuy nhiên cần phải lên một chu kỳ sử dụng lại những thiết bị này cho phù hợp. Giả sử khi một máy chủ Exchange bị lỗi trong vùng lưu trữ thông tin, chúng ta sẽ phải thực hiện khôi phục dữ liệu backup, tuy nhiên do thời gian sử dụng lại đĩa lưu trữ quá ngắn toàn bộ ổ đĩa backup đều chứa dữ liệu lỗi, bởi vì lỗi này đã tồn tại từ trước đó và chúng ta chỉ nhận biết được nó khi có sự cố xảy ra. Và hậu quả là máy chủ bị lỗi không thể khôi phục. Trong trường hợp này, ngoài việc kiểm tra định kỳ dữ liệu backup, chúng ta cần phải lên kế hoạch xoay vòng sử dụng ổ đĩa lưu trữ cho phù hợp, tốt nhất nên dành riêng ra một số ổ đĩa để lưu các dữ liệu quan trọng